Politique de Confidentialité

1. Introduction

La présente politique de confidentialité explique comment Actyve SRL, société de droit belge (« Actyve », « nous », « notre », « nos »), collecte, utilise, partage et protège les données personnelles des utilisateurs de son site web (https://actyve.ai), de son outil d’audit en ligne (audit.actyve.ai), de son outil de candidature (jobs.actyve.ai), de l’application Actyve, de ses services et de toute autre interaction avec ses activités.

L’application Actyve est le logiciel de gestion de la relation client (CRM) utilisé par les équipes commerciales de nos clients. Dans ce document, elle est désignée « Actyve » ou, lorsqu’il faut la distinguer du site, « l’application Actyve » ; c’est sous le nom « Actyve » qu’elle apparaît sur l’écran d’autorisation de Google lorsqu’un utilisateur y connecte son agenda (voir section 10).

Nous attachons une importance primordiale à la protection de votre vie privée et à la confidentialité de vos données. Nous nous engageons à collecter et à traiter les données personnelles dans le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD - UE 2016/679) et de la législation belge applicable. Ce document décrit nos pratiques telles qu’elles sont au 5 octobre 2026 : il ne vaut pas déclaration de conformité, et aucune certification ne vient l’attester.

En utilisant notre site web, nos services ou en interagissant avec Actyve, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente politique. Si vous n’êtes pas d’accord avec celle-ci, nous vous recommandons de ne pas utiliser notre site ni nos services.

2. Données personnelles que nous collectons

Les données personnelles sont toutes les informations qui permettent de vous identifier directement ou indirectement. Nous collectons ces données lorsque vous :

• utilisez notre site web ou nos formulaires en ligne,
• participez à nos événements,
• communiquez avec nous (email, téléphone, chat, réseaux sociaux),
• interagissez avec nos services ou campagnes.

Les catégories de données que nous pouvons collecter sont les suivantes :

a. Données d’identification et de contact : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, entreprise.
b. Données de navigation : adresse IP, type d’appareil, données de localisation, pages consultées, durée des visites.
c. Communications : messages échangés avec notre équipe via e-mail, chat, téléphone ou réseaux sociaux.
d. Données de géolocalisation : localisation approximative ou précise de votre appareil si vous activez les services de localisation.

Précision sur le formulaire de la page Contact de ce site : lorsque vous le validez, les informations saisies (nom, entreprise, adresse e-mail, numéro de téléphone et contenu du message) sont transmises à notre site, puis acheminées par notre prestataire d’envoi d’e-mails (voir section 12) vers les boîtes de notre équipe. Elles sont aussi enregistrées, avec le contenu de votre message, dans notre outil de gestion de la relation client (voir section 12), où notre équipe suit votre demande. Votre adresse e-mail sert d’adresse de réponse, afin que nous puissions vous répondre directement. Votre adresse IP est lue au moment de l’envoi, uniquement pour limiter le nombre de messages envoyés depuis une même connexion et écarter les envois automatisés ; elle n’est enregistrée dans aucune base de données et ne figure pas dans le message. Le formulaire contient également un champ anti-spam masqué, dont le contenu n’est repris dans aucun message.

3. Finalités et bases légales du traitement

Nous utilisons vos données personnelles pour les finalités suivantes :

a. Fourniture de services : exécuter un contrat, répondre à vos demandes, gérer votre compte ou projet.
b. Communication : vous informer sur nos services, événements, offres, nouveautés, ou répondre à vos demandes.
c. Gestion des paiements : traitement comptable, facturation, prévention de la fraude.
d. Amélioration de nos services : analyses statistiques, optimisation de l’expérience utilisateur, test de nouvelles fonctionnalités.
e. Service client : assurer un suivi personnalisé, recueillir votre avis et améliorer notre accompagnement.
f. Obligations légales : respecter nos obligations fiscales, comptables ou réglementaires.

Nous pouvons également effectuer un profilage (analyse de vos données pour mieux comprendre vos besoins et personnaliser nos services) uniquement avec votre consentement explicite.

La base juridique de ces traitements varie selon la finalité :

• Exécution d’un contrat (ex. prestation de services)
• Consentement (ex. newsletters, profilage)
• Intérêt légitime (ex. sécurité, amélioration des services)
• Obligation légale (ex. facturation, conformité)

4. Durée de conservation des données

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire pour atteindre les finalités décrites ci-dessus, ou pour nous conformer à nos obligations légales.
À l’expiration de cette période, vos données sont supprimées ou anonymisées. Nous pouvons conserver certaines données sous forme anonymisée à des fins statistiques ou d’analyse.

5. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction accidentelle.
Seules les personnes autorisées au sein de notre entreprise ou de nos prestataires de services peuvent accéder à vos données, dans le strict respect de la confidentialité.

6. Partage et transfert des données

Nous ne vendons jamais vos données personnelles.
Nous pouvons toutefois les partager avec les catégories de destinataires suivantes, uniquement lorsque cela est nécessaire :

a. Prestataires techniques et partenaires : hébergeurs, solutions cloud, outils marketing, prestataires de messagerie.
b. Conseillers juridiques, autorités et tribunaux : lorsque la loi l’exige ou pour faire valoir nos droits.
c. Sous-traitants commerciaux : uniquement dans le cadre de l’exécution de nos services pour votre compte.

Tous les tiers sont tenus de respecter des obligations strictes de confidentialité et de sécurité et n’utilisent vos données qu’aux fins convenues.

7. Transferts en dehors de l’Union européenne

Dans certains cas, vos données peuvent être transférées vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en place (clauses contractuelles types de la Commission européenne ou décision d’adéquation).

8. Vos droits en matière de protection des données

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir une copie de vos données.
• Droit de rectification : corriger toute donnée inexacte.
• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données dans certaines conditions.
• Droit à la limitation : restreindre temporairement le traitement.
• Droit d’opposition : vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à l’adresse suivante : contact@actyve.ai

8.1. Délai de réponse à vos demandes

Nous nous engageons à répondre dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque votre demande est complexe ou lorsque plusieurs demandes nous parviennent en même temps. Dans ce cas, nous vous informons de cette prolongation et de ses motifs dans le mois qui suit la réception de votre demande, conformément à l’article 12(3) du RGPD.

8.2. Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles n’est pas conforme à la réglementation, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, conformément à l’article 77 du RGPD. En Belgique, l’autorité compétente est l’Autorité de protection des données.

Autorité de protection des données (Gegevensbeschermingsautoriteit)
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique
E-mail : contact@apd-gba.be
Site : www.autoriteprotectiondonnees.be

Cette autorité peut être saisie de trois manières : une demande d’information, une demande de médiation, ou une plainte. Elle demande toutefois de vous adresser d’abord au responsable du traitement, c’est-à-dire à nous, et d’attendre un mois avant de la saisir. Nous vous invitons donc à nous écrire à contact@actyve.ai en premier lieu : c’est le moyen le plus rapide de faire corriger ce qui doit l’être, et cela ne vous prive d’aucun de vos recours.

Vous pouvez également introduire votre réclamation auprès de l’autorité de contrôle de l’État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail, ou le lieu où la violation aurait été commise.

Vous disposez enfin d’un droit de recours juridictionnel effectif, tant contre une décision d’une autorité de contrôle (article 78 du RGPD) que contre nous en tant que responsable du traitement (article 79 du RGPD).

9. Politique relative aux cookies

9.1. Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre appareil (ordinateur, smartphone, tablette) lors de votre visite sur notre site. Il permet de stocker des informations concernant votre navigation pour améliorer votre expérience, analyser l’utilisation du site et diffuser des publicités pertinentes.

9.2. Les cookies déposés par ce site

Ce site ne dépose aucun cookie. Cette vérification a été effectuée page par page le 1er août 2026, en inspectant les cookies ainsi que le stockage local et le stockage de session du navigateur : aucun cookie, aucune donnée conservée sur votre appareil par le site.

Nous n’utilisons sur ce site aucun outil de mesure d’audience et aucun outil publicitaire : ni Google Analytics, ni Matomo, ni Meta Pixel, ni Google Ads, ni aucun équivalent. Nous ne mesurons donc pas votre navigation et nous ne constituons aucun profil publicitaire à partir de votre visite.

Les polices de caractères utilisées par le site sont hébergées sur nos propres serveurs. Leur affichage ne déclenche aucun appel vers un service tiers de polices.

9.3. Contenus tiers intégrés dans certaines pages

Trois pages chargent un contenu hébergé sur un domaine distinct de actyve.ai, soit dans un cadre intégré, soit sous la forme d’un fichier vidéo. Dans chacun de ces cas, votre navigateur contacte directement ce domaine, qui reçoit nécessairement votre adresse IP et les informations techniques habituelles d’une connexion (navigateur, système d’exploitation).

• Page d’accueil (actyve.ai) : la vidéo de présentation est hébergée chez Bunny.net (BunnyWay d.o.o., Slovénie). Elle n’est demandée qu’au moment où vous lancez la lecture : tant que vous ne cliquez pas sur le bouton de lecture, aucune donnée n’est envoyée à ce service, l’aperçu animé affiché par défaut étant un fichier hébergé sur nos propres serveurs. Aucun cookie n’a été observé lors de nos vérifications du 1er août 2026.
• Page Devenir partenaire (actyve.ai/audit) : notre outil d’audit, hébergé sur audit.actyve.ai. Il enregistre les réponses et les coordonnées que vous y saisissez ainsi que votre adresse IP, et il conserve l’état de votre audit dans le stockage local de votre navigateur. Pour préparer l’audit, il lit le site web que vous indiquez et consulte les données publiques de votre entreprise à la Banque-Carrefour des Entreprises et à la Centrale des bilans de la Banque nationale de Belgique (forme juridique, date de création, activité, derniers comptes annuels déposés).
• Page Jobs (actyve.ai/jobs) : notre outil de candidature, hébergé sur jobs.actyve.ai. Il utilise un outil de mesure Meta, soumis à son propre bandeau de consentement affiché à l’intérieur du cadre intégré. Si vous acceptez dans ce bandeau, des cookies Meta (_fbp, _fbc) sont déposés par jobs.actyve.ai ; si vous refusez ou si vous ne répondez pas, aucun cookie n’est déposé.

Le détail de ces contenus tiers, des données qu’ils reçoivent et de leurs destinataires figure sur notre Politique cookies.

9.4. Comment vous y opposer

Le site lui-même ne déposant aucun cookie, aucune démarche n’est nécessaire de votre part pour le consulter. Pour les contenus tiers décrits ci-dessus, vous pouvez :

• refuser dans le bandeau de consentement affiché par notre outil de candidature sur jobs.actyve.ai : aucun cookie Meta n’est alors déposé ;
• régler votre navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies, y compris ceux des contenus intégrés ; les modalités figurent dans l’aide de votre navigateur ;
• ne pas lancer la lecture de la vidéo de la page d’accueil : tant que vous ne cliquez pas sur le bouton de lecture, son hébergeur n’est pas contacté ;
• ne pas ouvrir les autres pages citées ci-dessus : en dehors de celles-ci, aucune page du site ne charge de contenu hébergé sur un autre domaine.

Si un outil de mesure d’audience ou un outil publicitaire venait à être ajouté à ce site, un mécanisme de recueil de votre consentement serait mis en place avant tout dépôt de cookie non essentiel.

Le dépôt de cookies non essentiels se fonde sur votre consentement explicite conformément à l’article 6(1)(a) du RGPD.

10. Application Actyve : données issues des services Google

Cette section concerne uniquement l’application Actyve, le CRM utilisé par les équipes commerciales de nos clients, et uniquement ceux de ses utilisateurs qui choisissent d’y connecter leur agenda Google. Elle décrit ce que l’application fait des données obtenues auprès de Google.

10.1. Ce qui est connecté, et dans quel but

Un utilisateur de l’application Actyve peut, depuis Réglages puis Agenda connecté, connecter volontairement son agenda Google. L’application demande alors à Google l’autorisation d’accéder aux évènements d’agenda de cet utilisateur (autorisation « calendar.events », soit https://www.googleapis.com/auth/calendar.events). Cet accès sert à deux usages seulement :

• importer ses évènements afin de bloquer ses créneaux occupés lors de la prise de rendez-vous. Les données importées sont les dates et heures, le titre, le lieu, la description et le lien de chaque évènement. Les participants et l’organisateur ne sont jamais importés. Le détail de ces évènements n’est visible que de l’utilisateur lui-même et, si le compte client active cette option, des administrateurs de son équipe ; les autres membres de l’équipe ne voient qu’un créneau « Occupé » ;
• inscrire dans son agenda Google les rendez-vous qu’il prend dans l’application. Le prospect n’est jamais ajouté comme participant à l’évènement et ne reçoit aucune invitation.

L’application n’utilise ces données pour aucune autre finalité.

10.2. Ce que nous ne faisons pas de ces données

• Elles ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni transférées à des tiers, sauf ce qui est strictement nécessaire au fonctionnement de ces deux fonctions, à la sécurité de l’application ou au respect d’une obligation légale.
• Elles ne sont jamais utilisées pour créer, entraîner ou améliorer un modèle d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique, généraliste ou non, ni par Actyve ni par un prestataire.
• Aucun membre de l’équipe d’Actyve ne lit ces données, sauf avec l’accord explicite de l’utilisateur, pour des raisons de sécurité, ou pour répondre à une obligation légale.

10.3. Stockage et sécurité

Les évènements importés et les jetons d’accès Google sont stockés dans l’Union européenne, dans la base de données de l’application hébergée chez Scaleway, à Paris. Les jetons d’accès Google sont stockés chiffrés.

10.4. Déconnexion et suppression

L’utilisateur peut délier son agenda à tout moment depuis Réglages puis Agenda connecté. L’accès est alors révoqué auprès de Google, les jetons sont supprimés et les évènements importés sont effacés de l’application. Il peut également retirer l’accès de l’application Actyve depuis les paramètres de son compte Google, à l’adresse https://myaccount.google.com/permissions. Lorsqu’un utilisateur est retiré du compte de son entreprise, son accès Google est purgé automatiquement.

10.5. Déclaration relative à la politique de Google

L’utilisation et le transfert par Actyve des informations reçues des API Google respectent la Politique relative aux données des utilisateurs des services d’API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use).

Cette déclaration est reproduite ci-dessous dans sa formulation anglaise d’origine, telle que Google la demande :

Actyve's use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

11. Application Actyve : données issues de Meta (WhatsApp Business)

Cette section concerne uniquement les entreprises clientes d’Actyve qui connectent leur compte WhatsApp Business à nos services, afin que leurs messages WhatsApp soient envoyés et reçus depuis l’application Actyve et l’assistant Actyve AI. Elle décrit ce que nous recevons de Meta à cette occasion et ce que nous en faisons.

11.1. La connexion par Facebook Login

La connexion se fait par Facebook Login, le service de connexion de Meta : la personne qui connecte le compte de son entreprise s’identifie auprès de Meta, choisit le compte WhatsApp Business et le numéro à connecter, puis autorise Actyve à gérer ce compte et à envoyer et recevoir des messages en son nom. Meta nous transmet alors :

• l’identifiant du compte WhatsApp Business, celui du ou des numéros de téléphone connectés et celui du portefeuille d’entreprise Meta auquel ils appartiennent ;
• un jeton d’accès, qui permet à nos services d’envoyer et de recevoir les messages WhatsApp de ce compte.

11.2. À quoi ces données servent

Ces données servent uniquement à relier le compte WhatsApp Business de l’entreprise à nos services, et à envoyer et recevoir ses messages WhatsApp. Elles ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni utilisées pour créer, entraîner ou améliorer un modèle d’intelligence artificielle.

11.3. Les messages WhatsApp

Les messages sont émis au nom et avec le profil d’entreprise du client, qui reste titulaire de son compte WhatsApp Business et de son numéro. Ils transitent par la plateforme WhatsApp Business de Meta et par notre prestataire de messagerie, Twilio (sections 12 et 13). Lorsque l’assistant Actyve AI rédige une réponse, le message est traité par notre fournisseur d’intelligence artificielle, Scaleway (section 17).

11.4. Retrait de l’accès

L’entreprise peut retirer à tout moment l’accès d’Actyve à son compte WhatsApp Business depuis les paramètres de son portefeuille d’entreprise Meta, ou en nous écrivant à contact@actyve.ai. La personne qui a effectué la connexion peut également retirer l’accès de notre application depuis les paramètres de son compte Facebook.

12. Qui reçoit vos données

En complément de la section 6, voici les destinataires auxquels vos données peuvent être communiquées, et le service concerné dans chaque cas (site actyve.ai, audit en ligne, outil de candidature, application Actyve).

• Hébergement et exécution de nos applications : Vercel, pour le site, l’audit en ligne, l’outil de candidature et l’application Actyve. L’application Actyve est servie depuis la région de Paris de Vercel.
• Fournisseur d’intelligence artificielle : Scaleway (Generative APIs, France), pour l’ensemble de nos services : l’audit en ligne, le tri des candidatures, l’application Actyve et l’assistant Actyve AI. C’est notre seul fournisseur d’intelligence artificielle (voir section 17).
• Base de données de l’application Actyve : Scaleway (France, Paris).
• Bases de données de l’audit en ligne et de l’outil de candidature : Neon.
• Acheminement de nos e-mails automatiques : Resend, pour le formulaire de contact du site, l’audit en ligne, l’outil de candidature et les codes de connexion de l’application Actyve.
• Acheminement des e-mails envoyés depuis l’application Actyve et des alertes de l’assistant Actyve AI : Bird (Pays-Bas).
• Google : uniquement lorsqu’un utilisateur de l’application Actyve connecte son agenda Google, dans les conditions décrites à la section 10.
• Messagerie WhatsApp et SMS : Twilio, pour l’application Actyve et l’assistant Actyve AI, qui acheminent les messages WhatsApp et les SMS échangés avec les commerciaux de nos clients et avec leurs prospects.
• WhatsApp : les messages WhatsApp transitent par la plateforme WhatsApp Business de Meta, dans le cadre du compte WhatsApp Business de l’entreprise concernée (section 11).
• Gestion de la relation client et planification de rendez-vous : notre prestataire de gestion de la relation client et de planification de rendez-vous, pour le site et l’audit en ligne, qui reçoit les coordonnées des personnes souhaitant être recontactées, les demandes envoyées par le formulaire de contact du site (coordonnées et message), les coordonnées et le résultat de l’audit des entreprises dont la candidature est retenue, ainsi que les rendez-vous pris.
• Régie publicitaire : Meta, pour la mesure des campagnes liées à notre formulaire de candidature, et uniquement si vous y consentez dans le bandeau affiché par cet outil.

À l’exception de la régie publicitaire, qui poursuit également ses propres finalités, de Google, dont l’agenda connecté relève du compte Google de l’utilisateur lui-même, et de la plateforme WhatsApp Business, utilisée dans le cadre du compte WhatsApp Business de l’entreprise cliente et des conditions que celle-ci a acceptées auprès de Meta, ces prestataires interviennent pour notre compte, en qualité de sous-traitants, dans le cadre des contrats conclus avec eux.
S’y ajoutent les destinataires déjà mentionnés à la section 6 : nos conseillers juridiques, les autorités et les tribunaux, lorsque la loi l’exige ou pour faire valoir nos droits.
Les contenus chargés depuis un autre domaine lorsque vous consultez certaines pages du site, ainsi que les données qu’ils reçoivent de ce fait, sont décrits à la section 9.

13. Hébergement et transferts en dehors de l’Union européenne

La section 7 énonce le principe. Voici la situation concrète, telle qu’elle se présente au 30 septembre 2026.

• La base de données de l’application Actyve est hébergée chez Scaleway, en France (Paris). Les données issues de Google Agenda décrites à la section 10 y sont stockées.
• Notre fournisseur d’intelligence artificielle, Scaleway, traite nos requêtes en France, dans l’Union européenne. Ces requêtes ne font l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union européenne.
• Les bases de données de l’audit en ligne et de l’outil de candidature sont hébergées chez Neon, sur une infrastructure Amazon Web Services située dans l’Union européenne, en région Europe (Francfort, Allemagne).
• Notre hébergeur Vercel est une société établie aux États-Unis, comme certains de nos autres prestataires (acheminement des e-mails, messagerie WhatsApp et SMS, régie publicitaire). L’application Actyve est servie depuis la région de Paris de Vercel ; le site, l’audit en ligne et l’outil de candidature sont exécutés en dehors de l’Union européenne, et les pièces jointes envoyées avec une candidature sont conservées sur un espace de stockage situé aux États-Unis.
• Notre prestataire de messagerie Twilio est une société établie aux États-Unis. Les messages WhatsApp qu’il achemine sont traités aux États-Unis ; les SMS sont traités dans sa région d’Irlande, dans l’Union européenne, jusqu’à leur remise aux opérateurs de télécommunications. Les messages WhatsApp transitent en outre par l’infrastructure de Meta, qui les achemine vers leurs destinataires (section 11).
• Lorsqu’un utilisateur de l’application Actyve connecte son agenda Google, les rendez-vous qu’il prend dans l’application sont inscrits dans cet agenda et donc transmis à Google, dont il utilise déjà le service d’agenda. Ce transfert résulte de son choix de connecter cet agenda et cesse lorsqu’il le délie (section 10).

Chacun de ces transferts repose sur un mécanisme prévu par le RGPD. Tous nos prestataires établis hors de l’Union européenne sont liés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision d’exécution (UE) 2021/914), intégrées aux accords de traitement que nous avons conclus avec eux : c’est la garantie appropriée prévue à l’article 46 du règlement. Notre hébergeur Vercel est en outre certifié au titre du cadre de protection des données entre l’Union européenne et les États-Unis.

14. Mesures de sécurité en place

La section 5 énonce le principe. Voici les mesures effectivement en place au 23 septembre 2026.

• Nos pages sont servies exclusivement en HTTPS : toute requête reçue en HTTP est redirigée par notre hébergeur, et nos réponses portent un en-tête HSTS d’une durée de deux ans, qui demande à votre navigateur de ne plus se connecter en clair.
• Les connexions sont établies en TLS 1.3 en production, avec des suites cryptographiques offrant la confidentialité persistante.
• Les connexions à nos bases de données imposent TLS ainsi que le channel binding, qui lie l’authentification au canal chiffré utilisé.
• Le chiffrement des données au repos, en AES-256, est assuré et documenté par nos hébergeurs Vercel et Neon. Ce chiffrement est le leur : nous n’ajoutons pas de chiffrement applicatif de notre côté, à une exception près : les jetons d’accès Google de l’application Actyve sont chiffrés par l’application avant d’être stockés (section 10).
• L’accès aux consoles d’administration de nos outils d’audit et de candidature est restreint à une liste nominative d’adresses e-mail. L’identification se fait par compte Google ou par un lien à usage unique valable dix minutes, et aucun compte ne peut être créé en dehors de cette liste.

Nos hébergeurs disposent de leurs propres référentiels : Vercel est certifié SOC 2 Type 2 et ISO 27001:2022 ; Neon déclare s’aligner sur SOC 2, ISO 27001 et ISO 27701, avec des audits annuels réalisés par deux cabinets indépendants. Ces certifications sont celles de nos hébergeurs. Actyve, pour sa part, n’est titulaire d’aucune certification de sécurité, ni d’aucune certification au sens de l’article 42 du RGPD.

Aucune mesure ne rend un système invulnérable. Si une violation de données à caractère personnel était susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerions conformément à l’article 34 du RGPD.

15. Critères de conservation des données

La section 4 pose la règle. Conformément à l’article 13(2)(a) du RGPD, qui permet d’indiquer soit une durée, soit les critères permettant de la déterminer, voici les critères que nous appliquons.

• Demandes de contact et échanges commerciaux : le temps nécessaire au traitement de votre demande, puis pendant la durée des échanges ou de la relation commerciale en cours.
• Réponses et rapports issus de l’audit en ligne : le temps nécessaire à l’examen de votre situation et, le cas échéant, au suivi commercial qui en découle.
• Candidatures : le temps nécessaire à l’examen de la candidature et au déroulement du processus de recrutement concerné.
• Documents contractuels, comptables et de facturation : la durée de conservation imposée par la législation comptable et fiscale belge.
• Éléments démontrant le recueil d’un consentement : le temps nécessaire à en apporter la preuve.
• Données issues de Google Agenda (application Actyve) : tant que l’agenda reste connecté ; elles sont effacées lorsque l’utilisateur délie son agenda ou lorsqu’il est retiré du compte de son entreprise (section 10).

Vous pouvez à tout moment demander la suppression de vos données en écrivant à contact@actyve.ai. Nous y donnons suite dans les conditions et les délais indiqués à la section 8, sauf pour les données que la loi nous impose de conserver.

16. Traitements automatisés et prise de décision

Deux de nos outils comportent un traitement automatisé qui influence la suite donnée à votre démarche. Plutôt que d’écrire qu’il n’en existe aucun, nous préférons les décrire, ainsi que la logique appliquée, ses conséquences et vos droits, conformément aux articles 13(2)(f) et 22 du RGPD.

16.1. Audit en ligne

Lorsque vous répondez à notre questionnaire d’audit, vos réponses sont analysées par des modèles d’intelligence artificielle hébergés par Scaleway (voir section 17). Ils produisent un rapport ainsi qu’un score d’adéquation entre les besoins exprimés et notre offre. Ce score détermine si un rendez-vous commercial vous est proposé à l’issue de l’audit.

La logique de l’évaluation : elle porte sur les réponses que vous saisissez, qui décrivent votre activité, votre organisation commerciale et vos besoins, ainsi que sur des informations publiquement accessibles au sujet de votre entreprise, recherchées sur le web par l’un de ces modèles.

Les conséquences pour vous sont commerciales : selon le résultat, la prise de rendez-vous vous est proposée, ou elle ne l’est pas. Ce score mesure l’adéquation d’une entreprise avec notre offre. Il ne constitue en aucun cas une évaluation de la solvabilité, de la fiabilité ou du comportement d’une personne, et il n’est utilisé pour aucune autre finalité.

16.2. Formulaire de candidature

Notre formulaire de candidature comporte un critère éliminatoire automatique : la réponse à la question portant sur la présence sur site est contrôlée par une règle informatique, appliquée avant toute analyse et sans aucun modèle d’intelligence artificielle. Une réponse incompatible avec ce critère met fin au parcours de candidature.

Les candidatures qui franchissent cette étape sont ensuite analysées par un modèle d’intelligence artificielle hébergé par Scaleway, qui produit une note, un niveau et une recommandation à partir des éléments que vous avez fournis, notamment votre parcours, vos compétences techniques et, lorsque vous le communiquez, votre profil public GitHub.

La décision de retenir, d’écarter ou de recruter un candidat est prise par une personne de notre équipe, et non par le système. Cette personne voit la note, le niveau et le résumé produits automatiquement : ils lui servent à trier et à hiérarchiser les dossiers, et la décision est enregistrée séparément, par un geste explicite de sa part. En dessous d’un seuil de note, la candidature reste enregistrée et consultable dans notre outil de recrutement, mais elle n’est pas signalée à l’équipe.

Cette évaluation automatisée relève du point 4 a) de l’annexe III du règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle, qui vise les systèmes destinés au recrutement, notamment pour analyser et filtrer les candidatures et évaluer les candidats. Nous ne prétendons pas y échapper : il s’agit d’un système à haut risque au sens de ce règlement, et le fait qu’une personne décide en dernier ressort n’y change rien.

Les obligations attachées aux systèmes à haut risque de cette annexe III devaient s’appliquer le 2 août 2026. Le règlement (UE) 2026/1744, en vigueur depuis le 27 juillet 2026, les a reportées au 2 décembre 2027. Nous nous préparons à cette échéance.

Le détail de cette classification, de ce qu’elle recouvre et du calendrier applicable figure sur notre page IA et transparence.

16.3. Vos droits sur ces traitements

Pour ces deux traitements, vous pouvez nous écrire à contact@actyve.ai afin d’obtenir une intervention humaine, d’exprimer votre point de vue et de contester le résultat obtenu. Vous pouvez également demander des explications sur le résultat qui vous concerne. Nous réexaminons alors votre dossier et vous répondons dans les conditions et les délais indiqués à la section 8.

17. Recours à l’intelligence artificielle

Nous utilisons des modèles d’intelligence artificielle pour conduire et restituer notre audit en ligne, analyser les candidatures que nous recevons et faire fonctionner les fonctions d’assistance de l’application Actyve et de l’assistant Actyve AI. Ces modèles sont appelés par des interfaces de programmation ; Actyve n’entraîne aucun modèle et n’utilise pas vos données pour en entraîner.

Un seul fournisseur d’intelligence artificielle intervient pour l’ensemble de nos services (site, audit en ligne, outil de candidature, application Actyve et assistant Actyve AI) : Scaleway, par son offre Generative APIs. Scaleway est une société établie en France, dans l’Union européenne, et les modèles que nous appelons sont hébergés et exploités par Scaleway sur sa propre infrastructure. Nous ne passons par aucun agrégateur ni intermédiaire, et nous n’adressons aucun appel direct au créateur d’un modèle.

Selon sa documentation, Scaleway ne stocke pas le contenu de nos requêtes, ne le lit pas et ne l’utilise pas pour entraîner, réentraîner ou améliorer des modèles ; ce contenu n’est accessible ni aux créateurs des modèles ni à des tiers. La même documentation prévoit une exception : en cas d’incident technique ou d’usage abusif, le contenu d’une requête peut être conservé au plus deux semaines, uniquement pour analyser et corriger le problème. Référence : Data privacy, Scaleway Generative APIs.

Aucune donnée issue des API Google (section 10) n’est transmise à un modèle d’intelligence artificielle pour l’entraîner.

Le détail des modèles utilisés, du sort des données qui leur sont transmises et de notre position au regard de la réglementation européenne sur l’intelligence artificielle figure sur notre page IA et transparence.

18. Liens externes

Notre site peut contenir des liens vers des sites tiers. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de ces sites et vous encourageons à lire leurs politiques de confidentialité respectives.

19. Modifications de la politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité pour refléter les évolutions légales, techniques ou commerciales. Toute modification sera publiée sur cette page avec la date d’entrée en vigueur mise à jour. Votre utilisation continue du site vaudra acceptation des changements.

20. Contact

Pour toute question relative à cette politique ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à :

Actyve SRL
Numéro d’entreprise : 1015.964.340
Adresse : Rue Delwaide 60/5, 4681 Oupeye, Belgique
Email : contact@actyve.ai